这篇文章针对以下环境,其他环境可能有些许不同:
- 启谋 7.0(20090615)
- 总部计算库存
- 设置门店上传 「盘点录入单」 到总部,由总部来最终审核盘点
盘点的大致流程:盘点初始化(综总部和门店都要做)—> 做综合后数据日结(总部和门店都要做)—> 锁库(总部和门店都要做)—> 盘点录入(门店做)—>(复盘录入(有的话总部做))—> 上传 「盘点录入单」(门店做)—> 修改 「盘点录入单」—> 生成盘点差异(总部做)—> 生成漏盘商品(总部做)—> 导入漏盘商品到盘点审批单(总部做)—> 审核(总部做)—> 完成。
启谋7.0 连锁版里的盘点具体操作步骤(按顺序实施):
(注意:盘点的操作基本都是在 「库管」->「盘点」 里面操作)
- 确定盘点的具体时间(估算好时间,尽量在晚上 24 点之前完成盘点审核)
- 盘点准备(安排人员整理货架、仓库等,一切以方便点数为目的,建议在白天营业的时候进行)
停止营业后,正式开始盘点:(假设 18 点开始盘点)
一、门店和总部配合交替操作:
- 盘点前总部和门店都要先确认所有的单据都已经审核
- 总部在门店停业前审核完所有单据,做好综合数据日结
- 18 点停业后门店做上传下载数据(为防止数据遗漏,建议多做几次上传和下载),做完后通知总部。(这一步主要是上传销售数据,以便总部计算当时的库存)(这一步不做的话,会引起盘点录入单和盘点审批单数据不一致,但只用看盘点审批单里的数据即可,详细说明见启谋连锁版后台问题汇总之问题 9 和启谋中关于商品的成本价)
- 总部再次做综合数据日结,然后进入 「盘点初始化」,确定盘点的仓库和范围,点击 「保存」,记下 「盘点批次号」,进入 「盘点锁库」,点击刚才盘点初始化时生成的盘点批次号,然后点击 「锁库」,待到提示成功。(若要在综合进销存报表中看到准确的数据,建议待门店盘点录入单上传后,接着完成审批操作,并且在当天的 24 点完成。)
总结一下以上门店和总部交替操作的步骤(按顺序):
- 门店停业后做数据日结,上传数据(上传销售等数据以便于总部运算)
- 总部待门店上传后,做综合数据日结(以保证系统中门店的库存数据正确)
- 总部做完日结后,门店下载数据(以保证门店此刻的库存数据与总部的同步)
如果以上的第三步未做,会导致总部在 「综合进销存查询」 中看到的此门店的结存数量少于盘点审批单里的盘点数量,少的数刚好等于门店那一天的销售数量。盘点审批单中看到的盘点数量是以门店数据为准(总部收到门店上传的 「盘点录入单」 后生成的 「盘点录入单」 以及 「盘点审核单」 的数据都是以门店数据为准)
二、门店的操作:
- 为确保数据一致,总部做完上面第 4 步后,门店再做一次数据的上传和下载。
- 确定盘点范围:进入 「盘点初始化」,确定盘点的仓库(当然是指本店)和范围(一般全店盘点),然后点击 「保存」,记下 「盘点批次号」。
- 进入 「系统维护」->「数据」,做综合数据日结(将 「开始结算日期」 尽量提前)。(这一步不做的话在锁库的时候不能成功)。
- 进入 「盘点锁库」,点击刚才盘点初始化时生成的盘点批次号,然后点击 「锁库」。当提示锁库成功,则进入下一步操作。
- 进行实物点数。
- 根据商品点数来进行商品数量的录入(点数可以使用 「盘点」 里面的 「打印盘点空表」,然后手抄数量,然后在后台的 「盘点录入单」 里录入;也可以在商品上贴数量,然后在前台扫描录入)。在附录 1 中我们分别讲解这一步如何操作。(见附录1)
- 打开 「盘点录入单」,确认盘点数量录入无误后,审核。(门店的 「盘点录入单」 必须审核,否则无法上传)
- 执行上传下载。(为防止数据遗漏,建议多做几次上传和下载)
- 通知总部已经上传 「盘点录入单」。
- 门店的盘点完成。
三、总部的操作(以下操作在第二天的任何时间进行均可,不会影响库存,但会影响综合进销存中的数据,故建议在盘点当天 24 点之前完成):
- 打开 「盘点录入单」,应该有门店上传上来的提示未审核的 「盘点录入单」,打开它,点击标题下面靠右的 「盘点批次」,修改它为总部初始化时的批次号,然后点击保存。(可以不审核。)
- 打开 「生成盘点差异」,选中批次号,然后点击 「生成盘点差异」。
- 打开 「生成漏盘商品」,生成漏盘商品。
- 打开 「打印盘点差异」,以处理漏盘商品。处理步骤:选择盘点批次号,选中 「浏览漏盘商品」—> 漏盘处理与盘点特殊操作—> 将漏盘商品按实盘为 0 导入盘点差异表)。
- 打开 「盘点审批表」,会有未审核单据提示,打开。确认前面的操作都已完成,点击审批即可。(如果后来修改了盘点录入单里面的数据,要重新操作第 2-4 步)
- 此门店的盘点完成。
- 如上步骤依次操作其他门店。(如果同时有多个门店盘点的话)
附录1:(以下方式选择一种即可)
一、POS前台如何做盘点录入:
- 确保后台盘点已经初始化,以及商品数量已经清点完毕。
- 与销售操作一样的方法进入 POS 前台销售界面。
- 按 F2 键,向下选中 「开始/结束 POS 机盘点」,按回车,再按 F1 选择盘点批次号,再按三次回车,当黑色背景显示有 「盘点模式」 即可开始录入。
- 录入时的操作步骤:输入商品数量(为 1 则省略)-> 按 「数量键」-> 扫描商品。(多录入则记录下,最后到后台修改,少录的话直接加上即可)
- 录入完成后,按 F2,向下选中 「开始/结束 POS 机盘点」,按回车即可结束盘点录入。
如果前台POS机需要边录入边打印如何操作:以店长的帐号登录,然后按 F11(系统设置),选择 「本机特征」,勾选 「盘点时开放打印」,然后确认。返回即可。
二、门店后台如何做盘点录入:
- 后台打开 「盘点录入单」,选择此次盘点的批次号,修改 「重复商品」 为 「累加已录数量」。
- 然后即可开始数量的录入,录入完成后后确认无误,保存并审核。
另,关于 「快速盘点单」 的使用:在某些情况下,某一门店的部分商品(比如香烟)需要盘点,这个时候可以使用 「快速盘点单」,使用 「快速盘点单」 就可以不按照盘点的标准流程操作,录入 「快速盘点单」 审核后马上改变电脑中的库存数。
但要注意:
- 实物点数和盘点录入审核之间不能有影响库存的业务发生(比如不能销售以及收货退货等)。
- 总部管库存的商品,「快速盘点单」 须由总部代做。